11 conseils pour réussir un appel découverte

par | 15 Juin 2022 | Entrepreneuriat | 0 commentaires

Lorsqu’on est prestataire de service, on a souvent pour habitude de mener des appels découvertes avant d’envoyer un devis et de décrocher un contrat. En effet, c’est important pour en savoir plus sur l’objet de la mission, les tenants et aboutissants. Mais surtout, de faire une première rencontre avec le potentiel client.

Cependant, pour beaucoup, mener un appel découverte est terrifiant. En effet, il y a le stress de décrocher ou non le contrat, de savoir se mettre en avant et d’être un peu commercial. Pour nous, l’objectif est de convaincre notre potentiel client, que nous sommes la personne qui lui faut et comment nous pouvons l’aider à atteindre ses objectifs.

Je sais que pour beaucoup, mener des appels découvertes est compliqué et ne savent pas vraiment comme s’y prendre et comment faire. Dans cet article, je vais donc te partager mon expérience et donc comment réussir tes appels découvertes et décrocher tes contrats.

Comment mener un appel découverte ? Je te partage 11 conseils pour réussir tes appels découvertes et décrocher des contrats

1. Automatiser et optimiser la prise de rendez-vous

Pour gagner du temps au quotidien dans la gestion de tes appels découvertes, la première étape est de mettre en place un système d’automatisation et d’optimisation des prises de rendez-vous. En effet, l’objectif pour toi à cette étape et d’éviter de perdre du temps et d’avoir toutes les informations au moment où la personne réserve son appel découverte.

Un outil pour automatiser la prise de rendez-vous : Calendly

Pour ma part, j’ai choisi Calendly comme outil pour automatiser la prise de rendez-vous. Toutefois, avec la version gratuite on est quand même limité. On ne peut pas créer autant d’événements qu’on a d’offres. Tu peux créer 1 seul événement. Toutefois, l’avantage est que tu vas pouvoir relier Calendly à ton outil de visio conférence et ton agenda numérique pour bloquer ce rendez-vous dans ton planning.

Optimiser la prise de rendez-vous

Au moment de créer ton événement sur Calendly, tu vas pouvoir ajouter plusieurs questions à ton prospect. C’est très utile pour avoir un maximum d’informations qui vont te permettre de préparer au mieux ton appel découverte. Voici quelques idées de questions à poser lors de la prise de rendez-vous :

  • Le nom
  • L’adresse du site internet
  • Ses réseaux sociaux
  • Pour quelle prestation celui-ci prend contact ?
  • A-t-il déjà délégué ?
  • Quelles sont les tâches qu’il souhaite déléguer, ou est-ce qu’il y a déjà réfléchi ?
  • Quel est son budget ?
  • Combien de temps estime-t-il mensuellement pour la délégation des tâches ?
  • Comment celui-ci t’a-t-il découvert ?

La dernière question est plus que pertinente. En effet, cela va te permettre par la suite de déterminer quel est ton meilleur canal d’acquisition de prospect.

Bien évidemment, tu n’es pas obligée de mettre autant de questions. Demande-toi tout simplement de quelles informations as-tu besoin pour préparer au mieux ton appel découverte.

2. Se renseigner sur le client avant l’appel découverte

Une fois que ton prospect a donc prit rendez-vous avec toi, il est alors important de préparer ton appel découverte. En effet, surtout si tu es prestataire B to B, il est essentiel de te renseigner sur la personne qui fait appel à toi. Selon ton domaine d’activité, certains éléments sont importants à observer.

Par exemple, pour ma part, lorsque c’est pour du Social Media Management, je prends toujours le temps d’aller observer les réseaux sociaux de la personne et d’analyser sa communication pour déjà lui proposer et lui apporter des solutions et idées d’améliorations durant l’appel.

Procéder de cette manière est gage de confiance pour ton prospect, qui se dit que tu t’es bien renseignée et que tu as déjà des solutions et des idées pour l’aider et l’accompagner.

3. Lister des questions à poser à son client

Une fois que tu as pu faire un petit tour et te renseigner sur ton client, il est important de lister des questions que tu as. En effet, ça te permet de ne rien oublier lors de l’appel découverte. Bien que tu aies déjà posé des questions lors de la prise de rendez-vous, peut-être que les réponses n’ont pas été assez claire et que tu as besoin de plus de détails.

Tu vas donc reprendre les réponses de ton prospect, en plus des renseignements que tu as noté pour lister des questions complémentaires à poser durant l’appel découverte.

4. Lancer l’appel découverte

Arrivé au moment de l’appel découverte, un point que je tiens à mettre en avant ici, dans un premier temps : c’est à toi de MENER l’appel découverte. Tu commences par saluer ton prospect, lui demander comment il va, puis lui proposer de te présenter afin que celui-ci le fasse après toi.

Ainsi, tu poses les bonnes bases tout de suite et tu ne laisses pas ton prospect dans un blanc sidéral. Ce n’est pas à ton client de mener l’appel découverte, mais à toi. C’est à ce moment que tu dois montrer ton affirmation de soi et ton potentiel. Ce n’est pas à ton client de te poser les premières questions et de CADRER l’appel découverte.

Bien évidemment, celui-ci pourra te poser des questions. Toutefois, cadrer l’appel permet de mettre ton prospect en confiance. Pour ma part, je déteste être en appel découverte avec une personne (pour déléguer dans mon propre business) et qu’après les civilités, il y ait un gros blanc et que ça soit à moi de proposer de me présenter.

5. Prendre des notes durant l’appel

Une chose qui paraît logique (mais qui est important), c’est de prendre des notes durant l’appel ! Lors de la phase de préparation de ton appel, tu as noté tes questions et laissé de la place pour y noter les réponses du client. Pour ma part, dans mon espace Notion, j’ai un tableau de suivi de mes appels découvertes où j’ai un template tout prêt pour mes appels découvertes. J’ai simplement à y ajouter mes questions et des questions type qui reviennent souvent.

Aussi, au fur et à mesure de l’appel, pense à prendre des notes de ce que te dit ton prospect. C’est aussi un bon moment pour toi d’en savoir davantage sur ton client idéal, ses problématiques et besoins. En effet, tu peux simplement poser la question : pourquoi est-ce que tu souhaites déléguer ?

De là, tu vas apprendre plein de choses sur ton client idéal et surtout utiliser ses mots, pour, par la suite, t’adresser à lui de la meilleure façon dans ta communication et pour parler de tes offres.

6. Demander de manière claire quelles sont les tâches demandées

Une question essentielle à poser durant l’appel découverte, même si ton prospect y a déjà répondu dans le questionnaire de prise de rendez-vous : ce sont les tâches qui te seront confiées.

En effet, il est important de revenir plus en détail sur ce point et de profiter pour poser davantage de questions sur l’organisation et le fonctionnement de ton prospect.

Cela va également te permettre de ne rien oublier de noter dans ton devis.

Comment mener et préparer un appel découverte ? Découvre 11 conseils pour réussir tes appels découvertes et ainsi décrocher de nouveaux contrats

7. Ne pas avoir peur de parler budget et argent

Un point important à aborder durant l’appel découverte, c’est le budget et l’argent. En effet, il est important de savoir combien la personne a prévu comme budget pour la mission. Est-ce que c’est une mission avec un budget évolutif ?

De là, tu sauras tout de suite si cela est conforme aux tarifs que tu pratiques. En quel cas, si le budget du prospect est bas par rapport à sa demande, essayer de trouver une solution. Comme par exemple, lui dire que le budget est trop bas par rapport aux tâches demandées. Que dans ce cas-là, pour faire appel à toi, il devra te demander moins de choses s’il ne peut pas lever le budget, ou alors, augmenter son budget s’il souhaite réellement déléguer toutes ces tâches.

8. Demander si des process ont été mis en place

Un point important à demander, c’est si des process ont été mis en place pour les différentes tâches qui te seront confiées. Comme j’avais déjà dit dans l’article dédié à la rédaction de process, ceux-ci sont importants lorsqu’on souhaite déléguer dans un business.

Pour toi qui es prestataire, une mission où des process sont déjà en place, c’est plus confort pour toi. La prise en main de la prestation sera beaucoup plus rapide et tu pourras travailler dans les meilleures conditions. Il n’y a rien de pire que de prendre une mission pour un prospect qui n’a aucune organisation et aucun process en place. Puisque ça veut dire que ça va être à toi de tout mettre en place. Ce qui engendre aussi forcément un coût supplémentaire pour ton prospect.

9. Fonctionnement et organisation de la mission

Une autre question importante à poser à ton prospect, c’est sur le fonctionnement et l’organisation de la mission. Quels sont les outils qu’il utilise ? Comment est-ce qu’il a l’habitude de procéder ? Comment est-ce qu’il s’organise au quotidien ? Est-ce qu’il y a des tâches en particulier qui doivent être réalisées avant une certaines dates ?

10. Envoyer un mail récapitulatif de l’appel découverte avec devis

Une fois ton appel découverte terminé, il est essentiel après, d’envoyer un mail récapitulatif de l’appel à ton prospect. Reprendre les grandes lignes de ce qui a été abordées, résumer ses attentes, besoins et ta proposition. Pour cela, tu peux également joindre un devis suite à l’appel (c’est même recommandé).

Tu peux éventuellement proposer à ton prospect, s’il a besoin, de planifier un appel s’il a de nouvelles questions.

11. Préparer un process de relance client

Un point très important, c’est de prévoir un process de relance client. En effet, tous tes appels découvertes ne seront pas forcément tous concluants. Il est donc important de mettre en place un tableau de suivi de tes appels découvertes et des process pour les relances.

Comme par exemple des mails type de relance à personnaliser. Ou encore des rappels automatiques en fonction de ton process pour envoyer des relances.

Pour ma part, j’ai créé un tableau de bord sur mon espace Notion pour suivre mes appels découvertes. De même que dans mon tableau de bord « process », je vais également y retrouver comment je procède et les différentes étapes de la relance client.

Un peu de développement personnel

Il me semble aussi important de mettre en avant dans cet article un aspect développement personnel et mindset.

En effet, savoir parler de soi, se mettre en avant et avoir confiance en soi est une clef pour réussir tes appels découvertes.

Un travail sur soi est aussi important. Sans ce travail, si tu manques d’assurance et de confiance en toi, cela va tout de suite se ressentir lors de ta prise de parole. Il est alors essentiel d’amener ce travail personnel.

C’est bien de connaître ses offres, mais se connaître soi et son potentiel l’est tout autant. Il peut arriver qu’on te pose des questions sur toi auxquelles tu ne t’attends pas. Comme par exemple :

  • Quelle est ta zone de génie ?
  • Quelles sont les tâches que tu n’aimes pas faire ou dans lesquelles tu n’excelles pas ?
  • Comment est-ce que tu t’organises au quotidien ?
  • Quelle est ta manière de travailler et de fonctionner ?
  • Comment réagis-tu en situation d’urgence ?
  • Comment réagis-tu en cas de stress ?

Être entrepreneur demande aussi d’amener un travail sur soi. Certes, il est normal lors de ses premiers appels découvertes de se sentir stressée. Toutefois, plus tu auras réalisé ce travail sur toi, tes offres et la préparation de ton appel découverte, plus tu seras dans de bonnes conditions pour mener et cadrer ton appel découverte comme une pro !

L’essentiel à retenir pour réussir tes appels découvertes

✔️ Automatiser la prise de rendez-vous pour gagner du temps

✔️ Poser des questions ciblées et pertinentes lors de la prise de rendez-vous

✔️ Prendre le temps de préparer ton appel et de te renseigner

✔️ Prendre les devants en cadrant et en menant ton appel découverte

✔️ Prendre des notes durant l’appel

✔️ Faire un mail avec un récapitulatif de ce qui a été abordé durant l’appel, ainsi qu’une proposition commerciale

✔️ Mettre en place un process et un suivi de relance de tes appels découvertes

Tu as mis en place des appels découvertes mais tu ne sais pas comment t'y prendre ? Découvre 11 conseils pour réussir tes appels découvertes

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