Comment planifier un projet ou un objectif dans le temps ?

Mise à jour : Fév 4, 2022 @ 20:29

Lorsqu’on est entrepreneur (ou pas), on a souvent plein de projets en tête ! On se fixe également des objectifs de manière mensuelle et annuelle. Parfois même hebdomadaire et journalière. Bien souvent, quand on a envie d’entreprendre de nouvelles choses, on sait à peu près comment s’y prendre. Toutefois, il arrive qu’on n’aille pas au bout des choses, ou qu’on n’arrive pas à atteindre nos objectifs. En réalité, il n’y a pas de grands secrets pour y parvenir. Toutefois, une chose que j’ai pu remarquer sur ma façon de procéder avant, à aujourd’hui une grande différence, c’est : la planification de mes objectifs et projets dans le temps.

Avant, j’avais tendance à me dire « je vais me lancer dans ça », ou « je vais créer ça », ou encore « je vais me fixer tels objectifs ». J’avais du mal à aller au bout des choses et à atteindre mes objectifs. Pourquoi ? Parce que je ne planifiais aucune action dans le temps. J’avais une idée approximative de ce que je devais faire. J’avais une réflexion de forme sur mon projet ou mon objectif, mais je ne réalisais aucun travail de fond.

Quelle est la différence entre un travail de fond et de forme ? Pour moi la forme, c’est se dire, je veux faire ça ou atteindre ça. Et le travail de fond consiste à réfléchir à la face cachée de l’iceberg comme on pourrait dire et de se demander concrètement ça insinue quoi comme action à mettre en place.

Ci-dessous, je vais donc te partager les 7 étapes qui correspondent à ma méthode pour planifier mes objectifs et projets dans le temps. Je tiens à préciser que c’est ma façon de faire et que ce n’est pas forcément la meilleure ou la mieux adaptée pour toi. Ce qui fonctionne pour moi peut ne pas l’être pour toi ! Dans le 8e point, je te fais un rappel important et quelque chose de nécessaire pour réussir à planifier tes actions dans le temps.

Comment créer un rétroplanning et planifier un projet dans le temps ?

1. Définir clairement mon projet avec la méthode SMART

La première étape de réflexion consiste dans un premier temps à définir clairement mon projet ou mon objectif avec la méthode SMART. Je t’en parle souvent dans mes articles, mais en même temps, c’est une très bonne méthode ! Avec ce moyen mnémotechnique, c’est facile à retenir, et ces 5 points abordent tous les essentiels pour un projet ou un objectif clair et défini.

Je ne vais pas venir en détail ici, puisque je t’ai rédigé un article complet sur la méthode SMART accompagné d’un workbook à télécharger.

2. Créer une première to-do avec les grandes étapes de mon projet

Une fois que je sais globalement ce que je fais et où je vais, je commence alors à créer une sorte de master to-do. Pour cela, je commence dans un premier temps par définir les grandes étapes de mon projet ou de mon objectif. On pourrait dire que ce sont des sous-objectifs ou des jalons dans mon projet.

Si mon projet était de créer une formation en ligne voici un exemple de ce à quoi pourrait correspondre ces grandes étapes :

  • Trouver l’idée de ma formation
  • Définir l’objectif de la formation
  • Définir le client idéal de cette formation
  • Définir le squelette de ma formation
  • Créer le contenu de la formation
  • Choix de la plateforme d’hébergement
  • Etc….

3. Pour chaque grande étape, lister toutes les tâches à entreprendre

Une fois que j’ai les grandes lignes, pour chaque étape de ma première to-do, je vais venir y glisser dans chacune d’elle, une nouvelle liste de choses à faire. Je vais venir détailler TOUTES les actions et choses à faire pour considérer que cette étape est terminée.

Ici, je liste les choses même futiles, mais qui doivent être faites à cette étape. Même la plus petite tâche doit être notée. Comme ça, je suis sûr de ne rien oublier et de penser à tout. Cette étape peut prendre du temps. Il se peut qu’en avançant dans les étapes de ta to-do tu penses à certaines choses. Un petit conseil, note-les tout de suite à leur emplacement. Sinon tu as des chances pour déjà oublier dans les 5 minutes d’après.

Si je reprends mon exemple précédent, pour la première étape de mon projet, je pourrai mettre :

  • Réaliser un sondage auprès de mon audience pour connaître leurs besoins et problématiques
  • Aller regarder ce qu’il se fait auprès de la concurrence
  • Faire un point sur mes compétences et capacités et voir ce que j’ai acquis, et ce, dont je suis capable de transmettre
  • Faire un brainstorming
  • Etc…

4. Pour chaque tâche des grandes étapes estimer le temps pour chacune d’elle

Une fois que j’ai ma Master to-do qui reprends donc mes grandes étapes (ma première to-do), ainsi que toutes les tâches associées à celle-ci, ce que je fais (toujours !) c’est d’estimer le temps dont je vais avoir besoin pour réaliser chacune des tâches.

Avant même de donner un ordre ou quoi que ce soit, je donne toujours une estimation du temps pour réaliser une tâche en ajoutant un peu de marge.

Pourquoi ?

Dans un premier temps, pour avoir une estimation juste de la deadline finale de mon projet. Donc le T de ma méthode SMART. Ainsi je sais avant même d’avoir commencé si la durée que je me suis fixée est réaliste ou non. Ensuite, pour les étapes suivantes, cela me permet de créer un planning réaliste par rapport au temps estimé. En combinant tout ce que j’ai à faire autre que mon projet en plus de mon projet, je vais pouvoir me créer un planning cohérent par rapport au temps dont je dispose.

Je vise toujours un peu plus large. Pour les tâches que je fais souvent, l’estimation est plutôt exacte. Toutefois, pour les tâches que je n’ai pas l’habitude de faire, je préfère viser un peu plus haut. Je préfère mettre moins de temps que ce que j’avais estimé, plutôt que de ne pas avoir prévu assez et de me retrouver dans le jus et en retard dans mon planning. Il vaut mieux avoir de l’avance niveau timing ! Ton corps te remerciera pour le stress et la charge mentale en moins !

5. Pour les grandes étapes estimer le temps global nécessaire

Une fois que tu as pu estimer le temps que chacune de tes tâches allait te prendre, tu peux alors estimer pour chacune de tes grandes étapes la durée nécessaire pour que celle-ci soit complétée. Peut-être que certaines étapes vont te prendre au total à peine 5h en additionnant tous les temps estimés de ta to-do. Pour d’autres, tu pensais peut-être qu’en 10 heures, c’était plié. Et tu te rends finalement compte qu’en additionnant le tout, tu es plutôt sur du 25 heures de travail.

Tout cela te permet ensuite de pouvoir planifier tes actions et d’intégrer ces tâches dans ton planning hebdomadaire.

Attention ! N’oublie pas que la durée totale que tu as estimée, tu as également d’autres choses à faire. Par exemple, pour 20h de travail, tu te dis qu’en moins de 1 semaine ça sera fait. N’oublie pas que durant cette semaine, tu auras sûrement d’autres choses en parallèle à faire. Je le précise parce que moi-même, ce sont des choses que j’ai parfois oublié de prendre en compte.

6. Planifier toutes ces actions dans une timeline sur mon outil Notion

Maintenant, tu as tous les éléments en mains pour créer une timeline. Timeline, ou rétroplanning, c’est comme tu préfères ! Dans tous les cas, c’est une chronologie de projet et d’objectif.

Ici, comme j’ai pu te le dire juste avant, je te recommande en parallèle que tu construis ta timeline, de te munir de ton agenda. Ainsi, tu vas pouvoir planifier chacune de tes grandes étapes, ainsi que toutes tes tâches en prenant aussi en compte ce que tu as déjà prévu ou ce que tu devras faire en parallèle de ton projet.

Sur Notion, tu as la possibilité de créer une base de données « Timeline ». Ainsi, tu vas pouvoir créer un planning chronologique avec des propriétés pour suivre tes diverses actions. Tu peux également créer un lien avec ta base de données to-do pour faciliter la navigation dans ton espace, ainsi que pour être sûr de ne pas oublier.

Je ne vais pas venir en détail ici, mais tu as tout simplement à rentrer tes grandes étapes à leur donner une date de début et de fin. Ensuite, de planifier chacune des tâches de tes grandes étapes avec une date de début et de fin, ou tout simplement le jour où tu le feras. Ou alors de faire une page où tu vas intégrer ta do-do dans ta carte étape. Toutefois, question organisation, je te recommande quand même la première solution.

7. Se mettre en action, suivre et faire évoluer le projet au besoin

Une fois que ton rétroplanning est ok, il ne te reste plus qu’à passer à l’action !

En même temps que tu travailles sur ton projet, penses à suivre ta timeline. Lorsque tu as fini une tâche, pense bien à la cocher pour savoir visuellement où tu en es. De même, il est possible de faire évoluer ton rétroplanning au besoin.

Tu verras tout de suite en regardant ta timeline si tu vas être en retard ou en avance. De là, tu peux prendre les devants et apporter les modifications nécessaires.

Je te recommande toujours de voir plus large dans les dates buttoir que tu te fixes ! Parfois, quand on veut se lancer dans quelque chose de nouveau, on a envie que ça se fasse vite. Alors parfois, on se dit qu’en 3 mois ça peut être fait, alors qu’il faut aussi prendre en compte les imprévus, ton énergie (qui ne peut pas toujours être au top), des événements externes, etc.

Il vaut mieux se donner 2 mois de plus au risque d’être en avance. Que d’être en retard et de se dire, c’est soit je lance quand même, mais je ne suis pas prête. Soit je repousse de quelques mois au risque de décevoir si tu lances une formation en ligne par exemple.

8. L’outil d’organisation : un pilier pour ta planification de projet

On en vient au point PRIMORDIAL pour réussir à planifier tes projets et objectifs dans le temps : ton outil d’organisation.

C’est un PILIER et un point vraiment très importants pour mener tes projets à bien et à terme. C’est grâce à cet outil que tu vas pouvoir planifier et finalement donner vie à ton projet. Je t’ai parlé de l’outil Notion, mais il y en existe un tas d’autres. Dans cet article du blog, je te présente 8 outils d’organisation et de gestion numérique à découvrir.

D’autres outils papiers peuvent également convenir. Je pense notamment au bullet journal ou encore à un classeur maison, ou même un agenda classique.

Comme je dis toujours, ce qui compte, c’est que ce soit un outil qui te corresponde, qui te convient et que tu aies plaisir et envie d’utiliser ! Pour moi, ce sont des points importants et je dirais même une base pour commencer à s’organiser. Si tu ne prends pas plaisir à utiliser ton outil et si tu n’aimes déjà pas t’organiser de bases, c’est clair que ça ne va pas rendre les choses plus fun !

En ce moment, c’est un peu la mode Notion sur la toile, toutefois, si toi ce n’est pas un outil qui te correspond, c’est ok !

L’essentiel à retenir dans la planification d’un projet

✔️ Pour planifier tes projets et objectifs dans le temps, tu dois te servir de la timeline ou d’un rétroplanning.

✔️ Pour planifier, il n’y a pas de secret, il faut que tu accordes du temps à la gestion et à la planification de ton projet.

✔️ Pour moi, l’estimation du temps pour chaque tâche est important et t’aide à créer un rétroplanning cohérent et réaliste.

✔️ N’hésite pas à viser plus large dans tes deadlines ! Quitte à être en avance, il vaut mieux ça que d’être en retard !

✔️ L’outil d’organisation est un PILIER et l’outil NÉCESSAIRE pour PLANIFIER !!

Créer un rétroplanning et planifier tes projets dans le temps

1 Commentaire

  1. lechalong

    Très intéressant merci ! Pour ma part jusqu’à il y a peu, je n’avais jamais utilisé d’agenda ou quoique ce soit d’autre qui s’en rapproche car je n’ai jamais pu m’y tenir de manière régulière ! Pourtant depuis 1 mois j’en utilise un et ça m’aide à tenir un rythme ! Pour les flemmards de l’agenda comme moi j’ai une astuce qui m’a changée la vie ! Je laisse mon agenda ouvert sur mon bureau, c’est ainsi la première chose que je regarde au réveil afin de savoir quoi faire ! Or je sais très bien que s’il était fermé j’aurai la flemme… Donc laissez-le ouvert à la bonne page ! 😉

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