Comment je gère mon business sur Notion ?

par | 6 Avr 2022 | Entrepreneuriat Digital

Dernière mise à jour de l'article le Fév 26, 2024 @ 19:14

Si tu me suis depuis quelque temps, tu sais que moi et Notion, c’est devenu une belle histoire d’amour ! J’adore utiliser cet outil pour organiser et gérer différents aspects dans mon business. Que ce soit ma création de contenu, la gestion de mes prestations clients, objectifs, projets, Notion, c’est mon indispensable pour gérer mon business ! 🙌

Dans cet article, je vais donc te partager ces 10 pages Notion dont je ne pourrais pas me passer pour mon business ! N’hésite pas à me partager à la fin de l’article en commentaire, quels sont tes indispensables sur Notion pour gérer ton business !

Comment gérer son business en ligne avec Notion. Découvre 10 pages incontournables qui me permet de gérer différents aspects de mon business et de me créer un réel système d'organisation.

1. Mon tableau de bord pro, ma page d’accueil

Première page indispensable pour gérer mon business sur Notion, c’est mon tableau de bord pro ! On peut dire que c’est la page d’accueil sur laquelle on va retrouver l’accès à tous mes autres tableaux de bord et bases de données. 💻

Cette page évolue assez souvent. Personnellement, j’aime bien utiliser l’option « call out » pour faire des blocs dans lesquels ranger mes tableaux de bord et base de données par catégorie. Ça me permet de pouvoir tout classer et d’avoir une meilleure vue d’ensemble. Aussi, pour toutes mes pages Notion, j’utilise comme icônes ceux proposer par Notion. Je les trouve minimalistes et j’aime bien les mettre en noir.

Sur cette page d’accueil j’ai donc mit en premier une petite citation, sympa pour booster son mindset. Ensuite, j’ai 3 encarts qui correspondent à tout l’aspect gestion de mon business :

  • Utilitaire : on y retrouve 1 page « wiki business » (dans cette page, j’ai tout le détail de mon business : cible, business model, stratégie, offres, informations, etc) et 1 base de données « liens utiles » (pour avoir un accès rapide aux liens dont j’ai le plus souvent besoin, comme par exemple mon calendly)
  • Gestion et organisation : dans cet encart, on retrouve plusieurs base de données, dont certaines que je vais te présenter à la suite.
  • Assistante virtuelle : cet encart est uniquement dédié à Audrey mon assistante. C’est plus simple pour la gestion de notre collaboration.

J’ai ensuite ajouté une vue trimestrielle de ma base de données « mois », présente dans mon master planning. Cela permet d’avoir un aperçu des 3 mois du trimestre dans lesquels on retrouve :

  • Les projets
  • Les objectifs du mois
  • Les événements importants
  • Une to-do liste du mois en cours
  • La facturation pour le mois en cours
  • Le bilan mensuel (dont je me sers comme base lorsque je te partage mon bilan mensuel dans la news backstage)

2. Ma base de données Master planning Mensuel

Comme je t’expliquais juste avant, j’ai donc un Master planning avec 2 bases de données : années et mois. 📆

Dans mon master planning annuel, on y retrouve pour chaque année, mes objectifs pour l’année, mes projets planifiés dans l’année, les événements importants et en tout derniers, une série de questions pour faire mon bilan annuel.

Que ce soit pour la base de données année ou mois, j’ai créé des liens avec mes bases de données objectifs et projets. Ainsi, tout est connecté, ce qui permet d’avoir un bon suivi. Lorsque je suis dans ma base de données projets par exemple, je peux voir le mois et l’année correspondants.

Pour le master planning avec la vue mensuelle, ici, idem, dans les propriétés, j’ai créé des relations entre plusieurs bases de données, avec ici en plus, ma to-do liste. J’utilise davantage cette base de données puisque je viens la compléter chaque mois et globalement, je pourrais tout gérer à partir d’une carte mois.

J’ai inséré dans la carte Notion un vue avec ma base de données to-do, que je filtre pour afficher uniquement les tâches planifiées pour le mois en question. Idem pour ma base de données projets, facturation et bilan mensuels. Je pourrais aussi très bien ajouter une vue de ma base de données calendrier éditorial pour gérer ma production de contenu directement à partir de cette carte. 😊

3. Mon tableau de bord production de contenu

Une autre page très importante pour gérer mon business, c’est mon tableau de bord production de contenus !

Concrètement, je passe au moins 50 % de mon temps sur cette page !

À lire : comment je gère ma production de contenu sur Notion ?

Ce tableau de bord, c’est là où je retrouve tout ce qui concerne ma communication digitale. Comme pour ma page d’accueil, j’ai également des « call out » dans lesquels j’ai rangé par catégories mes tableaux de bord et base de données :

  • Tableau de bord : on retrouve la base de données de mon calendrier éditorial, un tableau de bord avec plusieurs vues des base de données statistiques présentes dans chaque tableau de bord des gestions médias et une page « stratégie de contenu » dans laquelle je détaille ma stratégie de contenu.
  • Médias : ici, j’ai pour chaque média que je développe pour mon business, j’ai une page de gestion spécifique à chaque média dans laquelle je détaille ma fréquence de publications, mes objectifs sur le média et des base de données spécifiques qui me permettent de gérer ce média en particulier. Par exemple, pour chaque média, on retrouve une base de données statistiques. Pour la newsletter, j’ai un tableau de bord pour gérer mes tunnels et automatisations, j’ai également une base de données avec le suivi de segmentation de ma liste email.
  • Objectifs : ici, je reporte chaque mois mes objectifs chiffrés mensuels dans mon marketing de contenu. Ce qui me permet d’avoir les guidelines pour le mois en cours et de savoir où je vais.

En dessous des encarts, j’ai une vue globale de mon calendrier éditorial pour le mois en cours et dessous une autre vue (toujours tirée de mon calendrier éditorial), mais cette fois pour gérer mon recyclage de contenus sur les différentes plates-formes.

Ce tableau de bord gestion de contenu, je te le mets à disposition dans ma boutique ! Pour 27€ tu as accès au template Production de Contenu et donc concrètement, à comment moi, je gère ma production de contenu sur Notion pour moi et mes clientes. Un template clef en main pour tout gérer comme une pro ! Tu as également des vidéos où je te présente le template, les différents tableaux de bord et base de données. Pour l’acheter, c’est par ici.

4. Ma base de données pour la gestion de mes prestations clientes

Par soucis de confidentialité, j’ai volontairement caché le nom de mes clientes 😊

Autre base de données essentielles pour la gestion de mon business, c’est celle pour le suivi de mes prestations clientes !

Sur ma page d’accueil, j’ai une partie (en dessous de la capture d’écran que tu as pu voir dans le point 1), un aperçu de tout ce qui concerne la gestion de mes prestations en Social Media Management ou Mentoring individuel.

J’ai donc une base de données clientes dans laquelle, j’ai une vision de toutes mes prestations en cours, à venir et terminées. Pour mes clientes qui ont acheté un produit chez moi (template Notion ou Formation Pinterest), je les intègre également dedans.

Pour chaque carte Notion cliente, j’ai comme propriétés :

  • Le statut de la prestation (bientôt, en cours, fini et produits digitaux)
  • Quelle est la prestation ou le produit concerné ? J’ai donc ajouté toutes mes offres avec les différentes formules en prestations de SMM, Mentoring, mes produits digitaux et autres prestations (ateliers, appel d’expert)
  • Un espace Notes, pour noter quelque chose de spécifique à la gestion de la prestation, ou pour Audrey mon assistante, d’avoir des informations importantes.
  • Un lien vers ma base de données « factures »
  • Un lien vers ma base de données « devis »
  • Une propriété « fichier » pour insérer le contrat de prestation lorsque c’est une prestation SMM

Ensuite, dans la carte Notion d’une cliente, j’ai 3 encarts différents :

  • Informations où j’ajoute le lien vers la carte Notion de ma base de données people et appel découvertes pour avoir un accès rapide aux informations liées à ma cliente
  • Board où on retrouve un tableau de bord spécifique à la gestion de ma prestation et qui (selon l’organisation de ma cliente) est partagé avec elle et qui nous sert de support pour notre collaboration. Selon la prestation, j’ai un template pour les prestations SMM et un pour les mentoring. Ainsi, au moment d’ajouter une cliente, j’ai un tableau de bord spécifique pour gérer chaque collaboration.
  • Facturation avec une vue de ma base de données facturation que je filtre pour afficher uniquement les factures liées à ma cliente

Pour chaque prestation (mentoring ou SMM), je crée une petite couverture de page avec le nom de ma cliente, le nom de son entreprise et sa photo. Ça rend la base de données plus sympa à utiliser. 😊

5. Ma base de données suivi de mes appels découvertes

Toujours en lien à la gestion de mon business, une autre page essentielle pour moi en tant que prestataire de service, c’est ma base de données suivie de mes appels découvertes.

Cette base de données me permet de pouvoir suivre la conversion de mes appels découvertes. Aussi pour les personnes avec qui j’ai déjà eu un appel découverte sans suite, d’envoyer un mail de relance lorsque cela est pertinent.

Lorsque qu’une personne réserve un appel découverte avec moi, une nouvelle carte Notion apparaît dans ma base de données avec les éléments de réponses aux questions lors de la réservation d’un créneau et le lien du rendez-vous en visio. Ce qui me permet de pouvoir préparer mon appel découverte et de m’en servir comme support pour la suite. 🙌

Lors de mon appel découverte, je prends généralement des notes sur papier plutôt que sur ordinateur. Toutefois, une fois l’appel terminé, je reprends mes notes papiers et je fais un recap plus clair de l’appel. Ainsi, une fois l’appel découverte terminé, je peux envoyer un mail recap et pour Audrey mon assistante, d’avoir toutes les informations pour créer et envoyer le devis.

À lire : 11 conseils pour réussir et mener tes appels découvertes.

6. Ma base de données « mes offres »

Une autre base de données encore, c’est celle avec toutes les offres que je propose ! Ce n’est pas la page la plus sexy de mon espace, mais elle fait l’affaire !

Dans cette base de données, je répertorie toutes mes offres et dans chaque carte Notion, j’y ajoute le détail de chaque prestation. Cette base de données me permet, pour moi, d’avoir le tarif de toutes mes prestations (eh non, je ne connais pas tout par cœur 😆) et pour Audrey, mon assistante, d’avoir le détail des prestations et les tarifs dans une base de données lorsqu’elle doit faire un devis.

Pour chaque offre, j’indique donc :

  • Son positionnement dans mon écosystème d’offres (front end et back end) je ne parle pas de toutes mes offres !
  • Le prix de mon offre
  • Qu’est-ce que c’est ? (une prestation Social Media Management, Produit Digital, Services, frais supplémentaires de mes prestations, etc)

7. Ma base de données to-do liste

Idem, base de données très importantes dans la gestion de mon business, ma to-do liste !

Au niveau de mon organisation personnelle, j’intègre toutes mes tâches dans ma base de données to-do, que je reporte ensuite dans mon bullet journal. Ca peut être considéré comme une perte de temps, toutefois, j’aime beaucoup trop le format papier pour m’en séparer. Je préfère fonctionner ainsi. 😊

Dans cette base de données, je travaille également avec Audrey. Dès que j’ai une mission à lui confier, j’ajoute une nouvelle carte Notion avec la deadline, en ajoutant dans la propriété « qui » Audrey.

Pour cette base de données, je l’ai intégré dans plusieurs propriétés liées à d’autres bases de données et aussi dans d’autres carte Notion dans d’autres bases de données. Sur mon tableau de bord pro, en dessous de la gestion cliente, j’ai donc une vue de ma to-do avec une vue en liste et en calendrier. Il y a également une vue filtrée pour afficher uniquement les tâches qui me concerne et une autre pour Audrey.

Au niveau des propriétés voici ce qu’on retrouve :

  • Deadline
  • Statut (pas commencé, récurrente, en cours, complet)
  • Qui ?
  • Estimation du temps pour effectuer la tâche
  • Relation à base de données clientes « quelle cliente » lorsqu’une tâche est associée à une prestation
  • Relation à ma base de données mois
  • Relation à ma base de données objectifs lorsqu’une tâche est associée à un objectif
  • Relation à ma base de données projets lorsqu’une tâche est associée à un projet
  • Relation à ma base de données to-do pour afficher une to-do liée. C’est-à-dire que parfois pour une tâche, il y a plusieurs petites tâches (je m’en sers principalement pour la gestion de projet)

8. Ma base de données projets

Autre point important pour gérer mon business et ma collaboration avec Audrey, ma base de données projets.

Dans cette base de données, j’ai une vue d’ensemble de tous mes projets planifiés et en cours de l’année. Aussi, j’ajoute également mes idées et envies de projets, sans qu’ils soient forcément planifiés. 📆

Au début d’année 2023, j’avais planifié pas mal de choses, puis au fur et à mesure, j’ai déplanifié certains projets ou repoussé certains. Parce que je me suis rendu compte que je voulais en faire de trop.

Selon le projet (lancement, ateliers en ligne, freebie, création de produit), j’ai des templates spécifiques pour planifier mes projets et mes tâches dans le temps.

À lire : comment planifié un projet dans le temps et faire un retroplanning de projet ?

9. Ma base de données process

Encore une autre base de données importantes pour la gestion de mon business, ma base de données process. 🔄️

Cette base de données est aussi utile pour ma collaboration avec Audrey, bien que cette base de données mérite d’être mise à jour. Je te recommande vivement de te créer une base de données de ce genre dans laquelle regrouper tous tes process !

À lire : les étapes pour créer et rédiger un process de travail.

Au niveau des propriétés des cartes on a donc :

  • Quelle tâche concerne le process ?
  • Quel pôle cela concerne ?
  • La date de création du process
  • Dernière mise à jour du process
  • Qui cela concerne ?
  • Archivé pour les process qui ne sont plus existants

10. Ma base de données « mails type »

Dernière base de données qui concernent différents pôles de mon business, les mails type. 📧

Très pratique, en fonction de ce que je dois envoyer comme mail, ou de ce qu’Audrey doit envoyer comme mail, on a des mails type qu’il nous reste plus qu’à adapter et à personnaliser. C’est très pratique pour gagner du temps et avoir une réponse rapide à envoyer sans trop se prendre la tête.

Actuellement, je n’ai pas besoin de plus de mails type, toutefois, c’est une base de données à alimenter au fur et à mesure.

Le mail type est intégré directement dans la carte Notion avec l’objet et le corps du mail. Au niveau des propriétés, on retrouve :

  • Le nom du mail (pour quoi ?)
  • Catégorie (le pôle)
  • Date de création
  • Date de mise à jour
Comment gérer son business en ligne avec Notion. Découvre 10 pages incontournables qui me permet de gérer différents aspects de mon business et de me créer un réel système d'organisation.

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