5 étapes clé pour rédiger un process

par | 4 Mai 2022 | Entreprenariat | 0 commentaires

Mise à jour : Mai 4, 2022 @ 11:59

Rédiger une procédure de travail est un point clé lorsqu’on est entrepreneur. Je t’ai déjà dit à plusieurs reprises qu’il était essentiel pour ton entreprise d’avoir des process clairs et bien rédigés. En effet, le jour où tu viens à déléguer certaines tâches, tu favorises pour le prestataire une bonne prise de poste et tu lui permets de travailler dans les meilleures conditions possibles. Bien évidemment, les process sont à adapter à chaque personnalité. Les procédures de travail peuvent changer d’une personne à une autre. Toutefois, avoir cette base est essentiel dans ton business. 🙃

On m’a déjà demandé à plusieurs reprises comment rédiger des process et comment les créer. Je vais donc te partager dans cet article 5 étapes clé pour rédiger une procédure de travail, ainsi que quelques conseils supplémentaires pour que tout soit ok. Et comme tu sais que j’aime bien mettre les choses à plat pour qu’on sache tous de quoi on parle ici, je vais également te donner une brève définition de ce qu’est un process/procédure de travail.

Qu’est-ce qu’un process/une procédure de travail ?

Une procédure de travail, qu’on appelle également « process » décrit de manière concrète et détaillée toutes les étapes et actions qui permettent de réaliser une tâche. Exemple : rédaction d’un article de blog, mise à jour d’un article de blog, création d’un post Instagram, Facturation client, etc.

Grâce à cette procédure de travail, on sait qui fait quoi et comment elle le fait.

On retrouve notamment les personnes qui sont concernées dans ce process, les outils et matériaux utilisés.

Une procédure de travail peut prendre différentes formes :

  • Texte
  • Images
  • Visuels (infographie)
  • Audios
  • Vidéos

Parfois, une procédure de travail peut également être un mélange de ces différentes formes, comme je vais notamment t’expliquer par la suite.

Une procédure de travail a pour objectif, de simplifier, de clarifier et d’optimiser la réalisation d’une tâche. En effet, ce qui est notamment pertinent en rédigeant un process, c’est de se demander par la suite, de quelle manière une tâche peut-être simplifiée et réalisée plus rapidement (notamment dans un objectif de productivité pour une entreprise). 

Pour un entrepreneur, rédiger des procédures de travail permet aux prestataires de services de savoir quoi faire, comment et avec qui potentiellement, ils devraient travailler. 🚀

1. Bien maîtriser la tâche avant de rédiger un process

Avant de rédiger quoi que ce soit, s’il y a bien une chose importante, c’est la maîtrise de la tâche. En effet, si tu n’as jamais réalisé cette tâche, ou que très peu de fois, il va être compliqué pour toi de rédiger un process. Normal.

De plus, au début où tu réalises une nouvelle tâche, tu n’es pas forcément au maximum de ta productivité. Peut-être que certaines choses que tu réalises pour une tâche sont une perte de temps, pas forcément dans le bon ordre, pas forcément nécessaire, ou encore, peuvent être automatisées. Si c’est ton cas, attend de maîtriser la tâche ou de l’avoir fait plusieurs fois avant de rédiger la procédure de travail.

Dans le cas où tu déléguerais déjà dans ton business et que tu n’as jamais rédigé de process, tu peux demander à ton prestataire de les rédiger pour ses propres tâches. Ou alors, si les process avaient déjà été rédigés en amont de sa prestation, tu peux lui demander de les mettre à jour. 🔃

Autre précision ici, on s’occupe de la rédaction d’une procédure une à la fois.

2. Découper la tâche en étape

Une fois que la tâche est maîtrisée, il est alors temps de découper cette tâche en étape. Ici, la question à se poser est : qu’est-ce que je fais de manière concrète pour réaliser cette tâche ?

Tu peux alors commencer par lister tout ce qui te vient en tête étape par étape (dans l’ordre).

Ce que tu peux faire ensuite, c’est en même temps que tu réalises ta tâche, de noter tout ce que tu fais. Finalement, tu viens compléter ta liste et apporter des précisions peut-être oubliées.

Il arrive de rédiger des process et au moment de faire la tâche de se rendre compte qu’on a oublié certaines choses. Cependant, tout doit apparaître dans ton process !

Possibilité de couper les grandes parties de ton process avec des sous-étapes

Parfois, pour une étape, tu vas te rendre compte que plusieurs petites actions sont réalisé. Pour que ta procédure de travail reste claire et lisible, lorsque celle-ci est trop longue, tu peux commencer par noter les grandes étapes puis venir détailler les actions dans chacune d’elle dans des sous-parties. Cela t’évite d’avoir un gros pavé et de structurer ton process.

3. Vérifier le process en même temps que tu fais la tâche

Comme je te le disais juste avant, lorsque tu as commencé à rédiger ton process, il est important de vérifier si ton process est bon. Pour cela, une fois que tu penses ne rien avoir oublié (étape 2), tu vas réaliser la tâche en suivant la procédure de travail que tu as rédigé. Tu vas tout de suite te rendre compte si certaines choses ne vont pas et pouvoir améliorer et optimiser ton process.

En effet, dans ta procédure de travail, il est important que les choses soient écrites dans l’ordre. Suivre le process que tu as écrit va te permettre de voir ce qui ne va pas. Tu vas notamment pouvoir analyser la procédure de travail et essayer de simplifier et de maximiser le temps de réalisation de celle-ci.

Tu peux par exemple te demander :

  • Qu’est-ce qui peut être automatisé ?
  • Qu’est-ce qui peut être délégué ?
  • Qu’est-ce qui peut être supprimé ?

Faire un loom pour chaque process si nécessaire (avec loom)

Parfois, pour certaines procédures de travail, il peut être pertinent de faire un loom pour montrer étape par étape comment tu procèdes. Finalement un peu comme un tuto. Faire cela permet de compléter tes propos et pour certains aspects techniques de montrer comment tu fais. Tu peux tout à fait créer une procédure de travail entièrement sous format vidéo. Ou alors rédiger en texte et argumenter avec des looms pour les aspects plus techniques ou complexes.

4. Créer une check-list de ta procédure de travail

Une fois que tu as pu tester, optimiser et améliorer tes process, il est temps de passer à la phase finale. Pour cela, avec tous les éléments précédents, tu vas pouvoir créer une check-list avec :

  • Toutes les étapes et sous-étapes de ta procédure de travail
  • Ajouter les liens looms pour les étapes où tu en as
  • Lorsque tu fais mention d’un outil, ou par exemple si utilises Notion et que tu fais mention d’une page, n’oublie pas de renvoyer vers le lien ou la page directe que tu viens de mentionner

5. Ajouter la check-list du process dans le template de la tâche

Pour ma part, j’utilise Notion pour mon organisation et ma gestion. J’ai un tableau de bord qui s’appelle « process » dans lequel j’ai intégré plusieurs pages avec tous les process dans mon business trié par catégorie (création et production de contenu, administratif, prestation client, produits digitaux, etc).

Ainsi, dès que j’ai besoin d’un process, je retrouve tout sur ce tableau de bord. 🙌

Ensuite, dans mon tableau de bord qui me permet de gérer ma production de contenu, dans mon calendrier éditorial, lorsque je veux ajouter une nouvelle carte pour un contenu (exemple un article de blog) j’ai un template tout prêt dans lequel j’ai également intégré les grandes lignes de mon process. Ainsi, je sais exactement toutes les étapes à faire et je sais si j’ai oublié quelque chose ou non. C’est notamment un point que j’ai intégré dans le template Notion Production de Contenu. Bien évidemment, c’est à toi de le compléter, mais c’est un vrai plus pour gérer ta production de contenu.

Ton template Notion Production de contenu

Avec ton template Production de contenu, gérer et planifier ton marketing de contenu n’aura jamais été aussi simple ! Un template clé en main à dupliquer sur ton espace, dans lequel il ne te reste plus qu’à poser tes valises (ou tes contenus) !

Dans le cas où tu n’utiliserais pas Notion, selon l’outil que tu utilises, tu as sûrement la possibilité de pouvoir intégrer tes process. Le fait d’intégrer tes process dans les tâches à réaliser te permet de toujours avoir ce fil conducteur. Pour Asana et Trello par exemple, je sais que ça fonctionne aussi sous forme de carte et tu as la possibilité de pouvoir intégrer des check-lists dans tes cartes. Alors n’hésite pas à intégrer tes process.

De même, je te recommande d’avoir un endroit où tu peux regrouper tous les process de ton business et qu’ils soient accessibles. Peut-être que tu ne délègues pas pour l’instant dans ton entreprise, toutefois, ils te seront utiles pour plus tard. Donc pense bien à la préserver dans un endroit.

L’essentiel à retenir sur la rédaction de process et de procédure de travail

✔️ Entrepreneur, petite ou grande entreprise les process sont des fils conducteurs dans la réalisation des tâches essentielles et récurrentes dans ton entreprise

✔️ Les process se rédigent un à la fois

✔️ Pour rédiger un process, il est important de maîtriser un minimum la tâche

✔️ Lors de la rédaction d’un process, note tout dans l’ordre et dans les moindre détails

✔️ N’oublie d’agrémenter ton process en mentionnant les outils que tu utilises, ou encore des liens si tu mentionnes des pages

✔️ Si nécessaire, tu peux ajouter des vidéos, audios ou visuels à ton process pour compléter tes propos

✔️ N’oublie pas de vérifier et de valider tes process en les suivant toi-même

✔️ N’hésite pas à te demander qu’est-ce qui pourrait être amélioré, automatisé et optimisé dans ta tâche

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